今や就活で企業とのやり取りに欠かせないメールアドレス。数多くの企業と連絡を取る中では、誤送信などにも注意しながら効率的に管理することが大切です。
多くの就活生にとって、日頃からメールは身近なツールといえるでしょう。携帯電話やスマートフォンを利用して、友達や家族と連絡を取り合うことがあるはずです。しかしここで、「就活にも、普段使っている携帯メールアドレスを使って良いの？」と疑問に思う方がいらっしゃるのではないでしょうか。
就活用のメールアドレスを作成しよう
結論として、就活に携帯メールアドレスを利用することは控えた方が無難です。まず携帯メールの場合、友達とも同じアドレスでやり取りすることになるでしょう。誤って友達宛のメールを企業の担当者に送ってしまったら、非常に失礼です。メール内容によっては、相手を不快にさせてしまうかもしれません。
また、採用活動ではファイル添付でデータが送られてくることもあります。携帯やスマートフォンでもファイルを確認することは可能ですが、正しく表示できなかったり、場合によっては削除されてしまったりする場合も考えられます。そのため、添付ファイルのあるメールは携帯やスマートフォンではなく、パソコンから確認できるようにすると安心です。
就活におすすめのメール
パソコン用のメールアドレスの代表格として、プロバイダメールが挙げられます。しかしスマートフォンが普及した現代において、自宅のパソコンがインターネットに繋がっていない方もいるでしょう。「必要なときだけ、スマートフォンのテザリングでインターネットに繋ぐ」という声も聞かれます。そこで利用をおすすめしたいのが、
・大学メール
・フリーメールアドレス（Gmail、Yahoo!メール 等）
の2つです。これらのアドレスは、簡単な設定でスマートフォンからも閲覧や送受信が可能になります。少し前まではフリーメールアドレスをNGとする考えもありましたが、現在はむしろ社会人でも利用している人が多く、問題ありません。それぞれの特徴についてご紹介しますので、参考にしてみてください。
＜大学メール＞
一部の大学ではGmailを大学のドメインで利用するなど、大学によって導入しているメールシステムが異なります。大学メールのメリットは、信頼性の高さです。メールを受け取った企業側にも、大学生から送られたメールであるということが一目で分かります。
＜フリーメール＞
フリーメールは、ブラウザやアプリから利用できるWebメールです。いずれも機能が豊富で、例えばフィルタ機能を使えば、自動でメールを振り分けてくれるので管理も簡単でしょう。
メールアドレスの注意点
メールアドレスを選ぶ際には、次のような点に注意しておきましょう。
＜注意点1＞
プライベートなメールに紛れて、重要なメールを見逃さないようにしましょう。すでに利用しているメールアドレスがある場合、就活専用のメールアドレスを別途準備した方が無難です。
＜注意点2＞
フリーメールは、メールアドレスを任意に決めることが出来ます。適当な文字列よりも自分の名前などをアドレスに設定することで、企業側があなたからのメールだと判別しやすくなります。逆に、設定している文字列によっては悪い印象を与えかねません。
＜注意点3＞
フリーメールを利用すると、意図せず企業からのメールを迷惑メールとして振り分けてしまう可能性があります。適宜確認するなど、注意が必要です。
＜注意点4＞
フリーメールは一般にも広く利用されていますが、企業によっては現在もドメインを拒否している場合があります。エラーが返ったり返信がなかったりする場合は、確認を取りましょう。会社説明会など最初の段階で聞いていくこともおすすめです。
メールを確認する方法
大学メールやフリーメールアドレスをスマートフォンで利用する場合、各端末のメール機能からアカウントを追加します。大学メールは設定に必要な情報などが大学によって異なり、またその機能も違います。そのため、直接大学の就職課などへ確認しましょう。
ここでは、フリーメールの確認方法をご紹介します。スマートフォンでフリーメールを確認する方法は、以下の2点です。
・パソコンと同じようにブラウザから確認する
・提供されているアプリから確認する
いずれの場合も、必要な情報は「ID」「パスワード」の2点です。ただし二段階認証を設定している場合には、別途セキュリティパスワードが必要となります。スマートフォンのメール機能で確認することもできますが、GmailやYahoo!メールなど主要なフリーメールであれば、同じく「ID」「パスワード」の設定のみで利用可能です。
また、利用メールの機能によっては、受信したメールを転送する機能が付いています。例えばGmailやYahoo!メールで受信したメールは、転送機能によって携帯電話のメールアドレスでも確認が可能です。転送されたメールに携帯電話から返信しても、実際にメールを受信しているメールアドレスから返信されたように相手へ通知させることもできます。
メールのフィルタ設定
フリーメールはフィルタ設定を行うことで、受信したメールを自動的に整理することができます。特にメールの受信数が増えてくると、自動的に整理した方がメールの見逃しなどミスを避けられるでしょう。以下に、GmailとYahoo!メールの設定方法をご紹介します。
＜Gmail＞
Gmailにログイン後、以下の2つから設定できます。
・メールの検索後に「この検索条件でフィルタを作成」から設定
・特定のメールを選択し「メールの自動振り分け設定」から設定
＜Yahoo!メール＞
Yahoo!にログイン後、振り分けるフォルダを作成してメールオプションから設定します。
就活中、メールは想像以上に多く利用することになるでしょう。実際に利用してみた上で、一番使いやすいものを選ぶようにしてください。
▽よくある就活中メールトラブルを解決しよう！
・メールの正しい書き方を知りたい
→社会人になる前に知っておきたい！メールのマナー・書き方まとめ
・メールでの間違いって？先輩の失敗談が効きたい
→こんな大学生は嫌われる！社会人とのメール失敗例
・メールのマナーも気になるし、電話も気になる…
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