圧倒的にオファーが来るアピール型就活サイト  |  JOBRASS新卒(ジョブラス)

企業からオファーを受けとろう!新規登録はこちら JOBRASSとは

ログイン

ログインID

パスワード

  • facebook
  • twitter
  • yahoo

  • 2016.02.2404:00
  • 就活マナー

就活におけるメールや電話での例文と敬語のマナーを、現役キャリアコンサルが解説

-shared-img-thumb-OZPA86_moshimoshitel20141123112222_TP_V

今回は2名のキャリアコンサルタントの方に「メールと電話」の敬語マナーについて解説していただきます。
まずは、毎年200名以上の大学生を大手企業・人気ベンチャー企業に複数内定させているキャリアコンサルタント井上真里さんから、メールにおける敬語のマナーを解説していただきます。
 
===================================
▼INDEX(クリックするとそのカテゴリに飛びます。全文をご覧いただくにはログインが必要です)
 
・意外と知らないメールマナー
 
・電話応対で押さえておきたいポイント
 
・最低限覚えたい敬語表現
 
===================================
 

 あなたは、メールのマナーに自信はありますか?

就活で電話と同じくらいよく使うようになるのが、メールです。携帯電話でのメールコミュニケーションに慣れているからこそ「ケータイの常識が非常識」になってしまうことが、実はたくさんあります。私も採用担当をしていて様々なメールをやりとりする中で「やれやれ……」と思ったこともありますが、逆に「キチンとしているなあ」と印象がよくなったメールもたくさんありました。

 
知っていればできることを、知らないままでいるのはもったいない! 今やビジネスに必須のメール。マナーについてもこの機会に知って、どんどん就職活動で使っていきましょう。

 

 就活用に使うメールアドレスを決めよう

就職活動を始めるときは、メインで使うメールアドレスを決めましょう。学校などで提供されるメールアドレス(@xx.ac.jp)でも、自宅のメールでも、Yahoo!、Gmailなどのフリーのアドレスでも、何でも構いません。ちなみに私の就職活動では、Yahoo!のフリーメールアドレスを使っていました。

 
ポイントは、外出先でもすぐに確認できるかどうかで決めることをおススメします。就職活動が本格化してくると、面接の案内なども頻繁に送られてきますし、中には、複数の面接日程から希望の面接日を先着順で選べるものなど、すぐに確認できる方が便利です。

 
フリーメールのアドレスだから、印象が悪くなるといったことも全くありませんので、利便性で選んでください。ただし、フリーメールのアドレスの設定(@より前の部分)は慎重に!
履歴書に書かれたメールアドレスを見て「これ、どんな意味?」と役員面接で聞かれる学生さんを、私は見たことがあります。もちろん、それをきっかけにアピールができるかもしれませんので、聞かれても恥ずかしくないようにはしておきましょう。

 
気を付けたいのは、迷惑メールボックスに企業からのメールが振り分けられてしまうこと。企業からのメールは応募者に一斉送信されることも多いので、迷惑メールフィルタに引っかかりやすいのです。重要なお知らせを逃さないように、定期的に確認するようにした方がいいですよ。

 

 やってしまいがちなマナー違反

私が人事をしているときから、たくさん見てきた就活生のメールを元に、やってしまいがちなメールのマナー違反をご紹介します。友達とやりとりするプライベートのメールと違い、就職活動では相手に対して、しっかり配慮することが大切です。自分のメールに心当たりがないか、確認してみましょう。

 
1. 唐突に要件から始まる
携帯電話のメールやLINEなどのショートメッセージと同じように、自分が誰かを名乗ったりすることなく要件だけのメッセージを送る人がいます。「誰?」ということもしばしば。
ビジネスのメールでは、宛名から書きはじめて名乗ってから要件を伝えるのが基本のマナーです。つまり、誰に(宛名)・誰が(名乗り)・何を伝える(要件)という順番ですね。宛名はこのように書きます。

 
※宛名がわかっている時
株式会社○○
○○部 ○○様

 
※宛名が不明な時
株式会社○○
採用ご担当者様

 
そのあとに自分が誰か名乗ります。

 
例)
株式会社○○
採用ご担当者様

 
先日は面接ありがとうございました。
○○大学○○学部 ○○ ○○です。

 
2. 誤字脱字だらけ
ある著名な方が、誤字脱字が多い人は心が乱れている……と書いていました。慌てていると、誤字脱字がでてしまいますので、メールを送信する前に確認は必須です。大切なメールは誤字脱字がないか、声に出してざっと読み上げてみるくらいがいいでしょう。読み上げてみると、読みにくい部分がわかるので修正できます。

 
また、確認する時には「社名や部署名」「名前」「数字」を間違えやすいので、もう一度あらためて確認します。

 
社名は、○○株式会社や株式会社○○と略さずに書きます。「株式会社」が前についているか後ろについているかは企業によって違います。間違うことは失礼にあたりますので、ホームページやパンフレットで確認しましょう。

 
名前は、送る側にはもっとも気づきにくく、受け取る側が最も気づきやすい、また気になるポイントです。過去のメールや、名刺で見直しましょう。

 
訪問日時に関するメールは、数字が重要ですね。必ず月日、時間、曜日に誤りがないか確認します。

 
3. 文章が長くて読みにくい
間違いということではありませんが、メールの文章の長さにはセンスが問われます。あなたも、LINEやFacebookでちょっとしたことをものすごい長文で送られてくるとゲンナリしませんか? 長いのに読みにくいともう最悪です。メールは受け取る側の読みやすさに配慮して、送信前に「一文」「一行」「1段落」の量を確認してください。

 
まず、一文が長くなりすぎていないか確認します。長い文章は、意味不明な文章のモトになります。ダラダラ文章が続かないよう、「。」で区切るようにしましょう。次に、一行は30文字以内を目安に、言葉の意味が途切れないところで改行します。適切に改行しないと、ただ長くなるだけではなく受け取り側のメールソフトで「自動改行」が行われてしまい、意味の通らないところで、文章が切れてしまうことがあります。

 
最後に、1段落。メールは、チャットではありませんので、用件を端的に伝えます。1段落で伝える内容も、多くて3~5行を目安にします。この構成を守るだけで、同じ内容でも読みやすさが全く変わってしまいます。

 
4. メールの件名が「無題」
件名がないと、見落とされたり、迷惑メールに勘違いされたりするかもしれません。件名を読めば、「何について書かれたメールか」がわかるように書きましょう。

 
例)【御礼】本日の二次面接について

 
相手からのメールに返信する場合、件名を変える必要はありません。これはひとつの理由として、相手が件名を見て何のメールに対する返信なのか、すぐにわかるようにしています。

 
例)Re:【○○株式会社】会社説明会のご案内

 
5. 返信にも関わらず、これまでのやりとりを消してしまう
件名と同じように、相手のメールに返信する場合はこれまでのやりとりは下に残しておきます。相手が返信内容について、これまでのお互いのやりとりをすぐに確認することができるようにするためです。

 
6. 添付ファイル忘れ
添付ファイル忘れはありがちです。応募書類や課題をメールで送るときは過不足なく送るようにしましょう。送信する前に添付ファイルが漏れていないか確認します。

 
7. 絵文字や記号をたくさん使う
友達とのメールではスタンプや顔文字をたくさん使っている人も、就職活動のビジネスメールは、基本的には句読点のみを使うようにします。また、半角カナや①などの丸付き数字も文字化けしやすいので使わないのがマナーです。

 
送信前にちょっと確認の時間をとることで、相手に読みやすいメールになります。慣れるまで時間がかかるかもしれませんが、急がず慌てず確認する習慣をとって、慣れていきましょう。

 

 メールの対応に性格があらわれる

私は、本人と直接お会いする前にメールをやりとりすることも多いのですが、メールのやりとりでその人の性格が透けて見えてしまうことがあります。あなたがメールで好印象を持たれるための対応マナーについてお伝えします。

 
1. 読んだらすぐ対応、原則24時間以内に返す
メールは、相手からするとちゃんと届いて、読んだかどうかわからないとろが弱点でもあります。そこで、相手からメールをもらったら、読んだということがわかるように1日以内に返信するのが望ましいです。就職活動では、毎日1度はメールをチェックしたいですね。いつもマイペースな人は意識して返信スピードを上げましょう。

 
メールでの依頼事項や、最終の日程確認が届いた場合は心の中で「わかりました」と思っているだけではなく、内容を確認したという旨を必ず返信しましょう。

 
例)「内容について、確認いたしました。よろしくお願いいたします。」

 
すぐに回答ができない内容の場合も、必ず1度返信します。

 
例)「お待たせして申し訳ありませんが、○日までには改めてご連絡いたします。」

 
2. 急ぎの用件は、メールで送らない
前日遅い時間や、当日の予定変更や緊急の連絡にはメールを使いません。相手がメールを確認できる状態にあるとは限らないからです。話しづらい内容でも、責任を持って電話をしましょう。

 
実際には、わたしも学生時代に知らないことが多かったくらい……今となっては反省していることもたくさんあります。シンプルなことでも、実際には出来ていない人の方が多いんです。だからこそ、今挙げたような基本がしっかり守られているだけでも相手に好印象を与えることができますよ。

 

 メールの基本の構成

マナーや対応のポイントを理解したところで、どんな目的でもおよそ共通に使える基本の構成についておさえておきましょう。

 
——————————————————————
1. 宛名
○○株式会社/株式会社○○
○○部
○○様
※部署がわからない場合は省略、担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」などと書きます。

 
2. あいさつと名乗り
A)初めての場合
突然のメール、大変失礼いたします。/はじめまして。○○大学○○と申します。
 
B)過去にやりとりや、面識がある場合
こんにちは。○○大学○○です。
注)通常ビジネスでは、社外宛に「お世話になっております」社内宛に「お疲れ様です」と挨拶ことばを入れますが就職活動ではそぐわない表現なので、使用しなくてもかまいません。

 
3. 用件の主旨を簡単に書く
この度、○○についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。/面接日程の希望日について、ご連絡いたしました。など

 
4. 用件の詳細を書く
…………

※メールは、相手が聞き返せない状況でもありますので、込み入った内容の連絡には不向きです。5行程度で収まるように、わかりやすく・端的に書きます。内容によっては箇条書きを使うと、読みやすくなります。

 
5. 依頼内容(このメールを読んだ相手にしてほしいこと)
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信いただけると幸いです。/お手数ですが、ご確認のほどお願いいたします。など

 
6. 結びのことば
以上、よろしくお願いいたします。/今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

 
7. 署名
=========================
学校名 学部 学科 ○年
名前
電話番号
メールアドレス など
=========================
——————————————————————

 
状況に応じて柔軟に変更してかまいませんが、メールになれていない時はこのひな形を参考に書くと整ったメールになります。新しく作成したメールの場合、タイトルを忘れていないか送信前に確認しましょう。

 

 就活でよく使うメールの例文

就活でよく使う例文は、テンプレートとして保存しておくと便利です。いろいろご紹介していきますね。

 
1. 選考日程の調整メール(例:こちらから、日程候補を連絡する場合)
○○株式会社
○○部 ●●様

 
○○大学○○学部 ○○ ○○です。
この度は、面接のご案内をいただきありがとうございます。

 
面接日程の希望についてご連絡いたします。

 
下記の日程で、貴社にお伺いすることが可能です。
・1月14日(月)10:00~16:00
・1月16日(水)15:00以降

 
面接日程のご連絡をお待ちしております。

 
↓何かメッセージを追加したい場合
前回の説明会では、社員の方の声を実際にお聞きすることができて希望する企画職への興味が更に高まりました。面接への参加が楽しみです。

 
以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

 
――――――――――――――――――――
●●大学○○学部○○学科3年
○○ ○○
Tel:090-0000-0000
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

 
2. OB訪問の日程調整メール(例:先方から日程の候補をもらえた場合)
○○株式会社
△△部 □□様

 
○○大学○○学部の●●●●です。
お忙しい所、早速のご連絡ありがとうございました。

 
それでは、下記の日程で[お伺いします/お伺いしてもよろしいでしょうか]。
日時:X月X日(X)XX:00
お待ち合わせ場所:○○駅○○口

 
私の連絡先は下記の通りになります。
ご予定の変更等ございましたら、ご連絡ください。
氏 名 XXX-XXXX-XXXX

 
この度は、本当にお忙しい所ありがとうございます。
○○様にお話をお伺いできることを楽しみにしています。

 
当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

 
――――――――――――――――――――
●●大学○○学部○○学科3年
○○ ○○
Tel:090-0000-0000
E-mail:xxxx@gmail.com
――――――――――――――――――――

 
メールは性格があらわれます。読む人への配慮を忘れずに、それでいて簡潔に伝わるメールを心がけましょう。

 
 
 
続いて、延べ3,000名の学生の面接や就職相談に応じてきたキャリアコンサルタント佐藤大さんから、電話における敬語のマナーを解説いただきます。

続きを読むにはログインが必要です。