就職活動をしていると、企業に対する一挙一動、ひとつひとつのアプローチが慎重になってしまいます。
電話も例外ではありません。電話の相手方があなたの声だけに集中するのですから、かける時間、タイミング、ちょっとした言い回しなど、むしろ顔を見て話すよりも細心の注意を払わねばなりません。
ここでは、就活に必要な電話のマナーについてお話させていただきます。
基本的なこと
まず電話をするうえで大切なことは、
1.話す内容を決める。(シミュレーションすると尚よし)
2.メモとペンは手元に用意しておく
3.電波が悪いところ、周囲がうるさいところを避ける
4.明るく、ハキハキ話す
以上4点は必ず守りましょう。会話中に「あ～、え～と、あの～」は御法度です。相手は勤務中だということを忘れずに、極力「あー、え～と」は使わないで伝えられるようにしましょう。また、普段より高い声で話すよう意識してください。
電話の流れ
まず相手が電話に出たら、自分の身分・名前を伝えるようにしましょう。
これは、相手から電話がかかってきたときや折り返しの場合も同じです。必ず電話に出たときはまず先にこちらから名前を名乗らなければいけません。そして必ず先に「お忙しいところ、失礼します。」と一言添えてください。相手が電話に応じたら、いきなり本題に入らずまずは要件を伝えましょう。
「○○の件でお電話しました。お時間はよろしいでしょうか。」と、相手に時間があるか確認してください。会話が終わって切るときは、「失礼します」と伝えましょう。切るのは必ず、相手が切ったのを確認してからです。話終わったからといっていきなりガチャンと切ってはいけません。
また、日時や場所など、なにか決め事をしたときは必ず復唱して間違いのないようにしましょう。
気配り、心遣い、これができると完璧！
電話をかけるタイミングにも注意したいところです。会社の始業・終業時間によって異なりますが一般企業は大体朝イチと終業間際がバタバタしています。特に休み明け週末は注意が必要です。ランチタイムもあまり喜ばれないでしょう。
これらをふまえると、13～17時頃がベストですね。
電話のタイミングは採用審査に直接影響しませんが、忙しくてバタバタしているときに電話がかかってくると心象を悪くしてしまいます。同じ電話の内容でも、忙しくない時間にかかってきた人と忙しい時間にかかってきた人では、大きく印象が変わります。
誠意と真心を伝える
あまり「きちんとしよう」と考えすぎて緊張してしまうのはよくありません。よい印象を与えようとしすぎて媚びるのもNGです。普段よりワンランクアップした丁寧な振る舞いを意識すれば、そう難しいことではないですよ。
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