就活に限らず、先輩やバイト先の店長など、身分が上の人にメールを送る機会がありますよね。そんなときによくあるのが「本文はきれいにまとまったけど、タイトルどうしよう・・・」という事態。
最近はLINEでのやり取りしかしていないという学生が多数派を占めると思います。件名って何？という人もいるかもしれません。
しかし、「こうした方が相手に見やすい」という観点から考えれば、自ずとベストな件名の作り方も見えてくるのではないでしょうか。
「ありがとうございました！」「お疲れ様です！」はNG
まず大切なのは、タイトルで要件を簡潔に伝えることです。メールの送り主はどういう関係の人間で、メールで何を伝えたいのかがひと目でピンとくる件名でなければ、すぐに開いてもらえません。
例えば、インターンシップでお世話になった企業の担当者にお礼のメールを送るとします。
このときの件名が
「先日はありがとうございました！」だとしたら……。「誰？何？」と思われてしまうでしょう。
色々な人から大量にメールを受ける仕事の人は、タイトルだけで優先順位を振り分けます。これが「会社訪問のお礼 (差出人の大学、名前)」だったとしたら、ぱっと見ただけで内容を想像することができますよね。
やりとりの途中で件名を変更するのはNG
心遣いとして、返信のたびに件名を変えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。これはあまりよくありません。
ビジネスマンの場合、それぞれのメールのやりとりをタイトルで振り分けている方が多いからです。機能が発達しているメールサーバーの場合、自動で受信ボックス内のメールをタイトルごとに振り分けてくれるものもあります。
そうなると、タイトルを変えることによって無駄に分岐が増えてしまい、メールの管理が難しくなるのです。やりとりの中で特別内容が転換しない限り、タイトルを書き換えることはやめましょう。
件名以外で気をつけたいこと
タイトル以外にも気をつけたいことがいくつかあります。本文の内容も重要ですが、心遣いとして重要なのは相手の名前の書き方。
一行目の宛名は「株式会社(社名) 採用担当○○様」という風に社名と名前をしっかり書くようにしましょう。
また、本題に入る前に一言、例えば「先日はお招きいただきありがとうございました。」など、以前会ったときのお礼などを添えると尚よいです。
また、メールの末尾にはあなたの署名を載せるようにしましょう。名前、所属先(大学)、メールアドレス、電話番号、住所を書きます。定型をつくっておくと、メールのたびに添付して名刺のように使用することができますね。
大切なのは読みやすいかどうか
就活におけるメールや電話のマナーは、「法で決められたルールでもないのに」と疑問に感じるかもしれません。
いずれも、守りたくなければ守る必要はありません。しかしどのルールも「相手にわかりやすいように」という配慮の元作られていったものです。一度自分が受け取る側の立場に立って考えてみると、その重要性がよりわかりやすいのではないでしょうか。
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